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Eine unvollständige Rechnung ist kein Formfehler, den man später gerade rückt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen. Er meldet sich, du schreibst neu, das Geld kommt zwei Wochen später. Hier steht, was wirklich drauf muss.
Der Leistungszeitpunkt wird am häufigsten vergessen. Er ist auch dann anzugeben, wenn er im selben Monat liegt wie das Rechnungsdatum. Ein Satz wie „Leistungszeitraum: 12. bis 16. Mai 2026" erledigt das.
Die Leistungsbeschreibung muss so konkret sein, dass ein Außenstehender erkennt, was gemacht wurde. „Renovierungsarbeiten" oder „Diverses" reicht nicht. „Austausch von 14 Heizkörperthermostaten, Cuvrystraße 39, 3. OG" reicht.
Bleibt der Bruttobetrag unter 250 Euro, greift eine Erleichterung: Es genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt einschließlich Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Der Kunde muss nicht namentlich drauf, und eine fortlaufende Nummer ist nicht zwingend.
Praktisch für den schnellen Notdiensteinsatz. Bei Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr gilt die Erleichterung allerdings nicht.
Erbringst du eine Bauleistung an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nicht du die Umsatzsteuer, sondern dein Kunde. Auf die Rechnung gehört dann kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden.
Wer hier trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt, obwohl sie gar nicht angefallen wäre. Das ist einer der teureren Fehler.
Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt gegenüber Privatpersonen eine besondere Pflicht: Du musst innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung ausstellen. Außerdem muss auf der Rechnung stehen, dass der Privatkunde sie zwei Jahre aufbewahren muss.
Ein Satz genügt: „Sie sind als Privatperson verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren." Klingt nach Kleinkram, ist aber bußgeldbewehrt.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Betrag dem Finanzamt.
Sie muss einmalig und nachvollziehbar sein. Eine lückenlose Zählung ab 1 verlangt niemand, aber das System muss erkennbar sein. Verbreitet und unproblematisch: 2026-0147 oder RE-2026-0147. Mehrere Nummernkreise, etwa je Standort, sind erlaubt, solange keine Nummer zweimal vorkommt.
Der häufigste Fehler in der Praxis ist die versehentliche Doppelvergabe, wenn Rechnungen mal aus dem Programm und mal aus einer Word-Vorlage kommen. Genau dafür lohnt es sich, den Weg zu vereinheitlichen.
Dann korrigierst du. Entweder du stornierst die Rechnung und schreibst sie neu, oder du schickst ein Berichtigungsdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Wichtig ist nur, dass am Ende genau ein gültiges Dokument im Umlauf ist. Zwei Rechnungen mit unterschiedlichen Nummern über dieselbe Leistung sind der Anfang von Ärger bei der nächsten Prüfung.
Übrigens werden die Anforderungen mit der E-Rechnungspflicht praktisch strenger: Dort prüft eine Software statt eines Menschen, und die sieht über nichts hinweg.
Ich richte dir einen Ablauf ein, bei dem die Pflichtangaben automatisch aus den Auftragsdaten kommen. Kein neues Programm, keine Umstellung für dich.
Kostenloses Gespräch buchenDieser Artikel ist nach bestem Wissen geschrieben und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was in deinem Betrieb konkret gilt, klärst du mit deinem Steuerberater.
